Direttiva per la gestione del canale di segnalazione interna (Whistleblowing), ai sensi del d.lgs 10 marzo 2023, n.24.

Premessa

La direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione sancisce “l’importanza di garantire una protezione equilibrata ed efficace degli informatori” whistleblower  che segnalano “violazioni del diritto unionale che ledono il pubblico interesse, poiché “svolgono un ruolo decisivo nella denuncia e nella prevenzione di tali violazioni e nella salvaguardia del benessere della società”. Infatti “le segnalazioni e le divulgazioni pubbliche degli informatori costituiscono uno degli elementi a monte dell’applicazione del diritto e delle politiche dell’Unione. Essi forniscono ai sistemi di contrasto nazionali e dell’Unione informazioni che portano all’indagine, all’accertamento e al perseguimento dei casi di violazione delle norme dell’Unione, rafforzando in tal modo i principi di trasparenza e responsabilità.” La tutela dei whistleblowers (riconosciuta da tempo sia a livello unionale che internazionale) rappresenta uno strumento imprescindibile per la prevenzione di quegli illeciti che altrimenti non verrebbero segnalati per timore di ritorsioni.

Con il d.lgs n. 24 del 10 marzo 2023 l’ordinamento italiano ha recepito la direttiva UE 2019/1937 disciplinando organicamente la materia sia per il settore pubblico che per quello privato e abrogando la normativa sinora vigente (per il settore pubblico art. 54-bis del d.lgs n.165/2001 e art. 3 della l.n.179/2017).  Ai sensi dell’art.1 del d.lgs 24/2023 si definisce  il whisteblower come la persona che segnala violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in contesto lavorativo pubblico o privato (d’ora in poi segnalante). Le segnalazioni possono essere interne (presentate al RPCT del Consiglio regionale della Sardegna) o esterne (presentate all’ANAC).

 La tutela di cui al d.lgs 24/2023 si applica ai soggetti che effettuano segnalazioni interne (contesto lavorativo del segnalante) o esterne (gestite da ANAC), divulgazioni pubbliche (tramite stampa o social media) o denunce all’autorità giudiziaria o contabile.

 

La presente direttiva per la definizione delle procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione, in ottemperanza alla misura n.2.3.8.13 “La tutela dei dipendenti pubblici che segnalano illeciti (Whistleblower)” di cui alla sez. 2.3 del PIAO 2023-2025, è finalizzata, conformemente alle disposizioni di  cui al d.lgs 24/2023, all’aggiornamento della procedura per la gestione delle segnalazioni di illecito del Consiglio regionale di cui all’All 7 del PIAO 2022-2024, che si intende integralmente sostituito, con specifico riferimento al  canale di segnalazione interna.

 

Art. 1

Oggetto della procedura

1. Con la presente direttiva si definisce la procedura per la gestione del canale di segnalazione interna (Whistleblowing), ai sensi del d.lgs n.24 del 10 marzo 2023. 

Art. 2

Soggetti segnalanti

1. I soggetti abilitati a segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Consiglio regionale della Sardegna sono i seguenti:

1. dipendenti a tempo indeterminato;
2. dipendenti a tempo determinato;
3. dipendenti in posizione di comando appartenenti ad altre pubbliche amministrazioni;
4. dipendenti in posizione di comando presso i Gruppi consiliari;
5. lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzino opere in favore dell’Ente;
6. lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Ente;
7. lavoratori con contratto di somministrazione;
8. collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Ente;
1. volontari e tirocinanti retribuiti e non retribuiti;
10. persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

2. La segnalazione può essere effettuata:

1. quando il rapporto giuridico è in corso;
2. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
3. durante il periodo di prova;
4. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (personale in quiescenza).

Art.3

I soggetti tutelati in caso di segnalazione

 1. Oltre che in relazione ai soggetti di cui all’art.1, comma 1, il sistema di tutele previsto dal d.lgs 24/2023 opera nei confronti di:

1. i facilitatori, ossia le persone fisiche, operanti all’interno del Consiglio regionale, che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.  Il facilitatore può essere un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il  segnalante in suo nome e per suo conto, senza spendere la sigla sindacale. Si precisa che se, invece, assiste il segnalante utilizzando la sigla sindacale, lo stesso non riveste il ruolo di facilitatore. In tal caso resta ferma l’applicazione delle disposizioni in tema di consultazione dei rappresentanti sindacali e di repressione delle condotte antisindacali di cui alla l. n. 300/1970;
2. le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. i colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
4. gli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché' agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone

Art. 4

Contenuto della segnalazione

1. Le segnalazioni hanno ad oggetto comportamenti, atti od omissioni, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del Consiglio regionale di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo così come definiti dall’art. 2, comma 1, letta), numeri 1),2),3), 4) e 6) e lett b) del d.lgs 24/2023.

2. Le segnalazioni possono avere ad oggetto anche le comunicazioni ad ANAC delle ritorsioni che coloro che hanno effettuato segnalazioni, denunce o divulgazioni pubbliche, ritengono di aver subito nel proprio contesto lavorativo.

3. Possono costituire contenuto di segnalazione anche le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito del Consiglio regionale nonché' gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

4. Non costituiscono oggetto di segnalazione:

1. le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, le notizie prive di fondamento e acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili;
2. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.

5. Fatto salvo quanto sopra enunciato, i motivi che hanno indotto la persona a effettuare la segnalazione sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Art 5

Soggetto abilitato a ricevere la segnalazione

1. La segnalazione interna deve essere presentata al Responsabile della prevenzione della corruzione del Consiglio regionale, soggetto abilitato alla gestione del canale di segnalazione interna, già individuato dall’Ente quale “custode dell’identità” (delibera dell’Ufficio di Presidenza n.186/2022) e soggetto autorizzato al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art.4, par. 10,29,32, §.4 del Regolamento UE 2016/679 e art.2-quaterdecies del D.lgs n. 196/2003.

 2. La segnalazione presentata ad un soggetto diverso è trasmessa al RPCT entro sette giorni dal suo ricevimento, con contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

 3. Il superiore gerarchico che riceva una segnalazione in cui il segnalante dichiari di volersi avvalere delle tutele come whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla stessa, è tenuto alla sua trasmissione secondo le modalità di cui al punto precedente.  Qualora tale volontà non sia espressa o desumibile, la segnalazione non può essere considerata di whistleblowing e il segnalante non potrà beneficiare della tutela disposta dal d.lgs 24/2023.

4. Qualora i comportamenti, atti od omissioni, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Consiglio regionale siano riconducibili al RPCT, la segnalazione deve essere rivolta direttamente all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) secondo le modalità stabilite dalla stessa e rinvenibili nel sito www.anticorruzione.it, a cui si rinvia.

Art.6

Modalità di effettuazione della segnalazione

1. Le segnalazioni devono essere circostanziate per evitare di impegnare l’Amministrazione su meri sospetti o “voci di corridoio”.

In particolare è necessario risultino chiare:

1. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
2. la descrizione del fatto;
3. le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

2. E’ opportuno che siano allegati alla segnalazione eventuali documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché che siano indicati gli eventuali altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

3. Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime e vengono trattate solo in presenza di informazioni circostanziate. In ogni caso, il segnalante anonimo, successivamente identificato, che ha subito ritorsioni beneficia della tutela di cui al d.lgs 24/2023. A tal fine il Consiglio regionale provvede alla registrazione della segnalazione tramite la piattaforma informatica  Whistleblowing di cui si specifica in seguito e alla conservazione delle segnalazioni anonime (art.10 del presente atto).

4. Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta oppure in forma orale.

5. Le segnalazioni in forma scritta devono essere prioritariamente presentate tramite la piattaforma informatica “Whistleblowing “ in uso presso il Consiglio regionale e solo in via residuale, nei casi in cui quest’ultima presenti momentanee disfunzioni o l’interessato non abbia familiarità con le procedure informatiche o non sia in possesso di strumenti informatici, tramite procedura di ricezione al protocollo generale del Consiglio secondo le seguenti modalità:

1. segnalazione tramite la piattaforma informatica:

la piattaforma “Whistleblowing” è raggiungibile tramite il link https://consregsardegna.segnalazioni.net/, è fornita da soggetto terzo che opera, ai sensi dell’art. 28 Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 18 del d.lgs n.51/2018, in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali e garantisce strumenti di crittografia sui contenuti testuali e sui file allegati e non ha alcuna possibilità di accesso alle segnalazioni.

Effettuato l’accesso alla piattaforma il segnalante è abilitato a formulare la segnalazione, inserendo i dati ed eventuali allegati.

Il sistema informatico provvede a:

• cifrare e memorizzare la segnalazione, separandola dall’identità del segnalante e inviando una e-mail di notifica al RPCT della presenza di una nuova segnalazione e un avviso di avvenuto invio al segnalante;
• presentare al segnalante l’informativa sul trattamento dei dati personali da parte del Consiglio regionale e ad acquisire, già in fase di segnalazione, il consenso del segnalante a rilevare l’identità dell’ufficio competente nella ipotesi di cui all’art.12 commi 5 secondo periodo e 6 del d.lgs 24/2023.

La segnalazione viene presa in carico dal RPCT, unico soggetto abilitato a ricevere le segnalazioni e ad accedere. nei casi consentiti dalla normativa, all’identità del segnalante.

Il segnalante, accedendo alla propria area riservata, ha la possibilità di seguire l’iter della propria segnalazione, di integrarla e rispondere ad eventuali richieste del RPCT, attraverso la messaggistica integrata nella piattaforma. L’utilizzo della piattaforma informatica, garantisce, in ogni sua fase, la riservatezza dell’identità, del segnalante, nonché dell’eventuale facilitatore, della persona coinvolta (soggetto segnalato) o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

2. segnalazione tramite protocollo generale del Consiglio regionale:

la segnalazione deve essere fatta mediante compilazione dell’allegato modulo, aggiornato periodicamente a cura del RPCT.

Il modulo debitamente compilato e firmato è trasmesso all’ufficio protocollo generale del Consiglio regionale tramite posta ordinaria; raccomandata con ricevuta di ritorno, consegna brevi manu in sede.  La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservato-Whistleblowing” .Le predette segnalazioni vengono acquisite dall’ufficio protocollo in un registro riservato con numero progressivo di protocollazione, e inoltrate poi, direttamente ed esclusivamente al RPCT.

Il numero di protocollazione costituisce il codice sostitutivo dei dati identificativi del segnalante da utilizzare nelle successive fasi procedurali.

6. Le segnalazioni in forma orale possono essere effettuate attraverso le seguenti modalità:

-  in modalità vocale, utilizzando la funzionalità a ciò dedicata della piattaforma informatica;

-   su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto con il RPCT da richiedersi tramite posta certificata all’indirizzo rpctwhib@pec.crsardegna.it  e fissato entro dieci giorni dalla richiesta.

Art.7

Gestione del canale di segnalazione interna

1. Il RPCT, ricevuta la segnalazione, nell’ambito della gestione del canale interno, svolge le seguenti attività:

1. rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantiene le interlocuzioni con il segnalante è, ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere allo stesso integrazioni;
3.  intraprende tutte le azioni volte a valutare la sussistenza dei fatti segnalati; a tal fine può chiedere informazioni ad altri dipendenti, apicali e non, che abbiano conoscenza dei fatti segnalati senza trasmettere loro le segnalazioni ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte.

2, Il RPCT può disporre l’inammissibilità della segnalazione e la tempestiva archiviazione nei casi in cui appaia manifestamente infondata (es. per assenza di elementi di fatto idonei a giustificare gli accertamenti, in caso di segnalazione generica tale da non consentire la comprensione dei fatti o priva dei dati obbligatori richiesti in sede di segnalazione informatica o trasmessa al protocollo generale ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente) o nei casi in cui attenga a questioni non rientranti nella sua competenza.

3. Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione come di whistleblowing, Il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi. Qualora ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, provvede alla immediata trasmissione degli atti agli organi preposti interni o istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.

4. Se la segnalazione ha ad oggetto illeciti che rilevano sotto il profilo penale o erariale il RPCT provvede alla loro trasmissione alla competente Autorità giudiziaria.

5. Salvo consenso espresso dall’interessato, nelle trasmissioni ai soggetti interni non è indicato il nome del segnalante; in caso di trasmissione ai soggetti esterni sarà specificato che si tratta di una segnalazione whistleblowing. Laddove l’Autorità giudiziaria, per esigenze istruttorie, volesse conoscere il nominativo del segnalante, il RPCT provvede a comunicare l’identità del medesimo.

6. Il RPCT fornisce al segnalante riscontro degli esiti dell’attività istruttoria entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della stessa. Il riscontro consiste nella comunicazione di archiviazione; di avvio di un’inchiesta interna; di rinvio a un’autorità esterna competente per ulteriori indagini. La comunicazione deve essere debitamente motivata e corredata dei provvedimenti consequenziali adottati.

7. Il RPCT può gestire l’istruttoria direttamente o avvalendosi dei componenti del Gruppo di lavoro a suo supporto che, comunque, non sono informati sull’identità del segnalante. I componenti del gruppo di lavoro, cui è affidata l’attività di collaborazione nella istruttoria delle segnalazioni sono autorizzati al trattamento dei dati personali, correlati alle segnalazioni pervenute ( ai sensi dell’art.4, par. 10,29,32, §.4 del Regolamento UE 2016/679 e art.2-quaterdecies del D.lgs n. 196/2003). Gli stessi dovranno astenersi dalle attività suddette laddove vi siano cause di incompatibilità/conflitti di interesse. Nel caso in cui i fatti oggetto della segnalazione possano in qualche modo riferirsi ad attività da loro compiute, vista la non conoscenza dell’identità del segnalante, devono immediatamente segnalare la situazione di potenziale conflitto al RPCT.

8. Nel caso in cui sia il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza a trovarsi in posizione di conflitto di interessi, segnala immediatamente la situazione al Presidente del Consiglio regionale per l’individuazione di altro dipendente apicale cui assegnare l’attività istruttoria.

9. Nel corso dell’istruttoria il RPCT può sentire, anche dietro sua richiesta, la persona segnalata anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti che devono essere forniti entro 15 giorni dalla richiesta.

Art.8

Divieto di ritorsioni

1. Il dipendente che ritiene di essere stato oggetto di qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca, o può provocare allo stesso, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto possono darne notizia, in maniera debitamente circostanziata, all’ANAC.

Art.9

Tutele garantite al segnalante

1. Il sistema di tutele definito dal d.lgs 24/2023 a sostegno dei soggetti di cui all’art. 2 comma 1 e all’art. 3 si sostanzia in:

1. Tutela della riservatezza (art.12);
2. Protezione dalle ritorsioni (art.19)
3. Limitazione delle responsabilità (art.20)
4. Misure di sostegno (art.18)

2. Per la disciplina delle suddette forme di tutela si rimanda integralmente alle disposizioni di cui al d.lgs 24/2023.

Art.10

Conservazione dei dati

1. I dati e gli elementi riferiti alla segnalazione sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura.

2.In caso di segnalazioni anonime di cui all’art 6 comma 2 del presente atto, i cinque anni decorrono dalla data di ricezione della segnalazione.

3. Qualora la segnalazione sia effettuata oralmente nel corso di un incontro tra segnalante e il RPCT quest’ultimo provvede a redigere un verbale che il segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante la propria sottoscrizione.

4. In caso di utilizzo della modalità vocale tramite la funzionalità a ciò dedicata della piattaforma informatica, la segnalazione è documentata mediante la riproduzione della registrazione audio.

Art 11

Segnalazioni esterne e denunce

1. Al verificarsi delle condizioni di cui all’art.6 del d.lgs 24/2023 il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC, ai sensi dell’art 7 dello stesso d.lgs 24/2023 e per la cui gestione si rimanda integralmente alle Linee Guida di cui alla delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

2. Al verificarsi delle condizioni di cui all’art 15 del d.lgs 24/2023 il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica tramite stampa o social media ai sensi dell’art.16 del medesimo.

3. Qualora il segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dal decreto, ciò non lo esonera dall’obbligo - in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p - di denunciare alla competente Autorità giudiziaria o contabile i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.

Art 12

Formazione e divulgazione istituto whistleblowing

1. Il RPCT adotta tutte le azioni necessarie per divulgare le finalità dell’istituto del whistleblowing e la procedura per il suo utilizzo.

Art 13

Modifiche disciplina interna whistleblowing

1. Qualora, a seguito di interventi normativi sopravvenuti o per esigenze di coordinamento o di chiarificazione, sia necessario introdurre delle modificazioni alla disciplina di cui alla presente direttiva, alle medesime si provvede con atto del RPCT.