Cos'è il whistleblowing e chi è un  whistleblower?

Il whistleblower è il soggetto che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, e decide di segnalarlo al responsabile anticorruzione o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo. Il whistleblower svolge un ruolo di interesse pubblico, in quanto dà conoscenza, se possibile tempestiva, alla comunità o all'ente di appartenenza, di problemi o pericoli legati agli illeciti segnalati. Il whistleblowing consiste nelle attività di regolamentazione delle procedure atte a proteggere e tutelare l'anonimato dei segnalatori ed incentivare la segnalazione degli illeciti.

Come sono regolamentate in Italia le segnalazioni?

Il Whistleblowing è regolamentato dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 sul Whistleblowing nel quale è prevista la tutela per il soggetto pubblico e privato – che segnali la commissione di un reato ai soggetti preposti (whistleblowing), proteggendolo contro le eventuali ritorsioni da parte di colleghi o superiori.

L'ANAC, con la Delibera n. 469 del 9 giugno 2021 "Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (whistleblower)" e con la successiva Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.” ha dato chiara indicazione che le segnalazioni, al fine di tutelare il segnalante, debbano essere trattate informaticamente con sistemi informatizzati e crittografici.

L'ANAC ha inoltre stabilito che "l'adozione delle iniziative necessarie deve essere prevista nell'ambito del Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC) come intervento da realizzare con tempestività".

Quali fatti o atti possono essere oggetto di una segnalazione?

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico. Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

In particolare la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

• penalmente rilevanti;
• poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all'amministrazione di appartenenza o ad altro ente pubblico;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio all'immagine dell'Ente;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all'ambiente;
• pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso L'Ente.

Come vengono trattate le segnalazioni di utenti non provvisti di credenziali (segnalazioni anonime)?

È da rilevare che la norma, preveda la riservatezza e non l'anonimato. Il pubblico dipendente o collaboratore o chiunque voglia segnalare un illecito deve quindi dichiarare le proprie generalità che saranno mantenute riservate.

È prevista ad ogni modo una modalità di segnalazione che non prevede la registrazione (modalità anonima), modalità su cui peraltro si fonda una buona parte delle segnalazioni.

Le modalità di ricezione e la gestione di queste segnalazioni (prevista in casi particolari anche dall'A.N.A.C. stessa), se non supportate dalla manifestazione della propria identità e da prove certe, hanno tuttavia trattamenti diversi rispetto a quelli specificamente previsti dalla legge sul whistleblowing.

Il responsabile anticorruzione manterrà riservate le segnalazioni nel rispetto del quadro normativo e valuterà l'opportunità di procedere alla verifica delle stesse.

La possibilità di anonimato può causare un eccessivo numero di segnalazioni?

L'anonimato può rivelarsi utile in quanto culturalmente si è diffidenti alle modalità di gestione dei dati personali e perché anche le segnalazioni anonime possono contenere informazioni e fatti di importanza rilevante o comunque da approfondire. L'approfondimento può essere svolto tramite la piattaforma interagendo in maniera anonima con il segnalante stesso.

Al fine di ricevere segnalazioni ben circostanziate, indubbiamente è utile predisporre delle precise procedure interne, indicando le casistiche che possono essere prese in considerazione e precisando che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate.

In ogni caso, all'interno del software, le segnalazioni anonime sono distinte da quelle provenienti da utenti registrati e possono essere trattate secondo le modalità indicate dall'ente.

Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?

Le segnalazioni e l'identità del pubblico dipendente che effettua una segnalazione sono altamente riservate; Il software, con modalità strettamente aderenti alla norma, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è pertanto concessa esclusivamente al responsabile della prevenzione e corruzione tramite stretta procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione.

Il software registra tutte le attività e gli accessi, incluso l'accesso motivato all'identità del segnalante da parte del responsabile anticorruzione.

Il software genera inoltre l'impronta del messaggio che viene inviata via mail o pec al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili.

Dal punto di vista informatico è quindi garantita l'assoluta inviolabilità dei sistemi e la massima riservatezza.

Perchè il software Whistleblowing? Le segnalazioni di reati non dovrebbero essere fatte alla magistratura?

In primis perchè è un obbligo normativo. Inoltre non tutti i reati sono penalmente rilevanti e denunciabili alla magistratura. Denunciare alla magistratura implica che l'attività illecita sia già stata compiuta e vengono a mancare dunque i presupposti della prevenzione.

Lo scopo principale del whistleblowing è infatti quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente e dare la possibilità di segnalare un illecito con uno strumento altamente sicuro e riservato.

Diversi illeciti prevedono inoltre un intervento disciplinare cautelativo che la pubblica amministrazione deve intraprendere congiuntamente alla segnalazione all'autorità giudiziaria competente.